FSM w zarządzaniu pracą mobilnych pracowników

Potrzeba strategicznego delegowania zadań oraz zarządzania pracą pracowników jest szczególnie silna w tych przedsiębiorstwach, w których realizacja codziennych obowiązków odbywa się w terenie. Mowa o firmach zatrudniających m.in. serwisantów, monterów, kurierów czy pracowników sprzedaży bezpośredniej. W przedsiębiorstwach o takim profilu działalności oparcie strategii biznesowej na koncepcji Field Service Management (FSM) to realne oszczędności czasowo-kosztowe. Znaczenia nabierają kompletne rozwiązania IT umożliwiające planowanie, organizowanie oraz wspieranie realizacji zadań w terenie. Mowa o narzędziach webowo-mobilnych, które działając w czasie rzeczywistym nie tylko zwiększają elastyczność biznesową firmy, ale przede wszystkim wpływają na wzrost produktywności oraz efektywności zatrudnionych pracowników.

Kontrola oraz harmonizacja pracy pracownika działającego w terenie to zadanie szczególnie utrudnione. Prywatne eskapady w trakcie pracy, wybieranie nieoptymalnych tras przekładających się na wzrost kosztów eksploatacyjnych i czasowych, brak bieżących informacji o pozycji czy statusie realizacji zleconych prac, opóźniony dostęp do dokumentacji powykonawczej, która składana jest dopiero po powrocie do siedziby firmy. Rzeczywiście, to trudne bariery, których występowanie uniemożliwia przedsiębiorstwom osiąganie kolejnych etapów rozwoju. Właśnie z tego powodu coraz głośniej mówi się o wykorzystaniu nowoczesnych technologii webowych oraz mobilnych pozwalających na wsparcie planowania, realizowania i monitorowania mobilnych zadań. Szczególnie, że w dobie taniej transmisji danych, gdzie posiadanie służbowego smartfona czy tabletu jest praktycznie na porządku dziennym, wdrożenie rozwiązań mobilnych optymalizujących zarządzanie firmą nie jest żadną trudnością. 

– To właśnie te sektory, w których przedsiębiorstwa realizują usługi oparte na pracy zdalnej stają się naturalnym środowiskiem dla tworzenia oraz implementacji aplikacji biznesowych działających w czasie rzeczywistym. Dlaczego? Ponieważ w tych firmach niezwykle ważne jest optymalizowanie pracy personelu oraz skuteczne harmonizowanie realizowanych obowiązków. A właśnie taką szasnę dają nowoczesne systemy ERP instalowane w urządzeniach mobilnych, dzięki którym dział koordynujący ma kontrolę nad pozycją mobilnych pracowników, może wyznaczać plany dnia, trasy oraz śledzić postępy i efekty wykonywanych zadań – tłumaczy Michał Soloch z firmy QSG S.A. dostarczającej system e-Service. 

Jakie firmy mogą wyrazić szczególne zainteresowanie aplikacjami dla mobilnych pracowników? Przykładowo podmioty działające w branży serwisowej. Z dedykowanych aplikacji mobilnych i webowych może korzystać centrala czy kierownictwo danego obiektu, którzy uruchamiając narzędzie w momencie wystąpienia awarii kierują zgłoszenie do firmy serwisowej. Stamtąd, poprzez aplikację webową, zlecenie wykonania prac naprawczych wędruje do serwisanta korzystającego z aplikacji mobilnej na smartfonie czy tablecie. Taki pracownik otrzymuje harmonogram prac oraz ich lokalizacje, łatwo też trafia do celu dzięki modułowi GSP. Z kolei koordynator oraz klient widzą nanoszone przez niego zmiany statusów prac oraz ich zakończenie pieczętowane protokołem powykonawczym podpisywanym na ekranie urządzenia mobilnego. – Dzięki takim rozwiązaniom dostawca usług może wydajnie planować i realizować prace zlecone przez klienta, posiada też stałą kontrolę nad mobilnymi pracownikami. Może monitorować koszty i ustalać planowane przychody. Pamiętajmy, że dzięki nowoczesnej technologii ma dostęp do wszystkich zgłoszeń, zleceń oraz postępów prac w czasie rzeczywistym – dodaje Michał Soloch.

Serwis techniczny urządzeń to oczywiście nie jedyna branża, w której można zastosować aplikacje biznesowe zgodne z FSM. Narzędzia IT oddawane zdalnym pracownikom idealnie sprawdzą się także w logistyce, przy koordynacji kontaktu na linii kierowca – operator logistyczny – fabryka. Wdrożenie może nastąpić także w firmach z branży infrastrukturalnej, w których operator telekomunikacyjny zleca wykonanie naprawy sieci światłowodowej firmie zewnętrznej zatrudniającej instalatorów oraz techników pracujących w terenie. Kontrolę nad pracą zdalnego personelu zyska także branża finansowa, która będzie znała kroki rzeczoznawców majątkowych wykonujących operaty szacunkowe kredytowanego majątku.

Bazując na obserwacjach rynku, firma QSG S.A. przeprowadziła ciekawą symulację pozwalającą oszacować poziom oszczędności, które może odnieść firma zatrudniająca trzech mobilnych pracowników oraz jednego koordynatora, realizująca przynajmniej  trzy zlecenia dziennie (na każdym z nich po dwa zadania). W wyliczeniu pod uwagę wzięto oszczędności kosztowe wynikające z eliminacji papierowego obiegu dokumentów (koszt tworzenia, druku i wysyłek) oraz mniejszej eksploatacji pojazdów dzięki planowaniu tras przez GPS (zużycie paliwa, łączenie zadań w bliskich lokalizacjach, odciążenie dyspozytorów). Symulacja uwzględniła także oszczędności czasowe będące rezultatem zdalnego kontaktu pomiędzy koordynatorem a mobilnym liderem. Po podliczeniu wszystkich wypadkowych okazało się, że firma korzystająca z aplikacji biznesowych dla mobilnych pracowników może oszczędzić nawet 3872,61 zł miesięcznie!

Jak widać, nowoczesne aplikacje ERP/FSM do zarządzania zadaniami mobilnymi mogą przynosić realne oszczędności czasowo-ekonomiczne. Zapewniają pracownikom stabilne, uporządkowane warunki pracy, a koordynatorom kompetencje do obsługi jeszcze większej liczby zleceń. To także korzyści dla klientów firm pracujących mobilnie, zyskujących dostęp do jeszcze szybszej i bardziej wydajnej obsługi zleceń. - Dziś takie rozwiązania dopiero pojawiają się na rynku, ale za kilka lat trudno będzie znaleźć przedsiębiorstwo niewykorzystujące tego typu technologii – podsumowuje Michał Soloch.